Informations importantes et qui nous sommes

Nous sommes Ooni Limited. Nous sommes une société constituée et enregistrée en Angleterre. Notre numéro d'entreprise est le 08316049. Notre siège social est situé au 105 Hopewell Business Centre, unité 20, Hopewell Drive, Chatham, Kent, ME5 7DX. Nous sommes enregistrés auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO) sous le numéro ZA241698.

Dans la présente politique, les termes « nous », « notre » ou « nos » désignent Ooni Limited, ses filiales, sociétés affiliées et associés. Nous sommes le responsable du traitement des données personnelles que vous nous fournissez, ce qui signifie que nous déterminons les finalités et les modalités de leur traitement.

Objet de la présente déclaration de confidentialité

Ooni s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de tous les employés potentiels.

Cette politique a pour objectif de vous expliquer les données personnelles que nous détenons à votre sujet, ainsi que la manière dont nous les collectons, les utilisons et les partageons pendant et après le processus de recrutement (que ce processus aboutisse ou non à votre recrutement). Elle explique :

• qui nous sommes;

• quelles informations personnelles nous collectons à votre sujet ;

• comment, quand et pourquoi nous collectons, stockons, utilisons et partageons vos données personnelles ;

• comment nous protégeons vos données personnelles ;

• combien de temps nous conservons vos données personnelles ;

• vos droits relatifs à vos données personnelles ; et

• comment nous contacter, ou contacter les autorités de contrôle compétentes, si vous avez une réclamation.

Les principes de protection des données

La réglementation relative à la protection des données (voir annexe 1) protège les droits des personnes concernant les informations les concernant. Nous traitons les données personnelles relatives aux RH conformément aux principes de protection des données suivants :

• Nous traitons les données personnelles de manière licite, loyale et transparente.

• Nous collectons des données personnelles uniquement à des fins déterminées, explicites et légitimes.

• Nous traitons les données personnelles uniquement lorsqu’elles sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire aux fins du traitement.

• Nous conservons des données personnelles exactes et prenons toutes les mesures raisonnables pour garantir que les données personnelles inexactes soient rectifiées ou supprimées sans délai.

• Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire au traitement.

• Nous adoptons des mesures appropriées pour garantir que les données personnelles sont sécurisées et protégées contre tout traitement non autorisé ou illégal, ainsi que contre toute perte, destruction ou dommage accidentel.

À ces fins, les données personnelles désignent toute information concernant une personne physique permettant de l'identifier. Elles ne comprennent pas les données dont l'identité a été supprimée (données anonymisées).

Les données que nous traitons

Nous pouvons collecter, stocker et traiter les types de données personnelles suivants vous concernant :

• les informations que vous fournissez, telles que votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone ;

• des détails sur vos qualifications, compétences, expérience et antécédents professionnels, y compris les dates de début et de fin auprès de vos employeurs précédents et auprès d'Ooni ; et

• les coordonnées de vos arbitres ; et

• toute information supplémentaire que vous choisissez de divulguer dans le cadre de votre demande.

Nous pouvons également, dans certaines circonstances, exiger :

• des informations sur tout problème médical ou de santé, y compris si vous souffrez ou non d’un handicap en rapport avec lequel nous devons procéder à des aménagements raisonnables ;

• les détails de vos régimes de retraite et toute information connexe nécessaire pour nous permettre de les mettre en œuvre et de les administrer ;

• des informations sur votre nationalité et votre droit de travailler dans le pays du poste ;

• les détails de votre permis de conduire et des véhicules que vous êtes autorisé à conduire ;

• informations sur les casiers judiciaires, y compris le résultat de toute vérification du Disclosure and Barring Service (« DBS ») ;

• des informations sur le suivi de l'égalité des chances, y compris des informations sur votre sexe, votre origine ethnique, vos handicaps et votre statut d'ancien combattant ; et

• d’autres informations pertinentes, le cas échéant, et requises par nous afin de garantir que nous remplissons nos obligations en tant qu’employeur potentiel.

Veuillez noter que certaines de ces informations sont dites « données de catégorie spéciale ». Le traitement de ces données est soumis à des restrictions et requiert un niveau de protection plus élevé.

Comment nous collectons vos données

Nous pouvons collecter des données personnelles vous concernant de différentes manières, notamment :

• les formulaires de candidature que vous nous avez soumis, ainsi que les CV et lettres de motivation ;

• lettres, courriels et autres formes de communication envoyés par vous ou en votre nom ;

• votre passeport ou d’autres documents d’identité, tels que votre permis de conduire ;

• conversations (en personne et par téléphone) avec vous ;

• entretiens, réunions ou autres évaluations ;

• ministères gouvernementaux;

• vos médecins et professionnels de la santé médicale et du travail auxquels nous faisons appel ;

• le Disclosure and Barring Service (« DBS ») ;

• anciens employeurs et références ; et

• consultants et autres personnes auxquelles nous faisons appel pour effectuer des évaluations de personnel ou pour participer à des processus de recrutement.

Veuillez noter que dans certains cas, des données personnelles vous concernant peuvent être obtenues auprès de tiers (par exemple, des références fournies par d'anciens employeurs et des informations provenant de fournisseurs de vérification des antécédents professionnels).

Sécurité des données

Nous garderons vos données personnelles en sécurité à tout moment.

Vos données personnelles peuvent être conservées dans nos bureaux, auprès d'agences et prestataires de services tiers, ainsi que par nos représentants. Nous appliquons diverses mesures de sécurité afin d'empêcher la perte ou l'accès non autorisé à vos données personnelles. Ooni a mis en place des politiques et des contrôles internes pour protéger les données personnelles contre la perte, la destruction accidentelle, l'utilisation abusive ou la divulgation, et pour garantir que les données ne sont pas consultées, sauf par les employés dans l'exercice de leurs fonctions. Lorsque nous faisons appel à un tiers pour traiter des données personnelles en notre nom, ce tiers le fait sur la base d'instructions écrites, est soumis à un devoir de confidentialité et est tenu de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données.

En cas de violation de la sécurité des données présentant un risque pour vous, nous vous en informerons. Nous informerons également l'autorité de régulation compétente (y compris le Bureau du Commissaire à l'information du Royaume-Uni ; pour connaître les autorités de régulation compétentes, voir l'annexe 1) de toute violation de la sécurité des données lorsque la loi nous y oblige.

Comment nous stockons vos données

Les données personnelles que nous traitons ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire à ce traitement, ni à des fins liées à ce traitement ou découlant de celui-ci, et seront conservées pendant une durée maximale de 12 mois à compter de la date de votre candidature, sauf si vous acceptez une offre d'emploi chez nous. La durée de conservation de vos données personnelles dépendra de la réussite de votre candidature et de votre embauche, de la nature des informations concernées et des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Les informations de recrutement, y compris les notes prises lors de votre entretien, ne seront pas conservées plus longtemps que raisonnable, compte tenu des délais de prescription applicables aux réclamations potentielles, telles que la discrimination raciale ou sexuelle, après quoi elles seront détruites. Si une raison commerciale légitime justifie la conservation des dossiers de recrutement au-delà de la période de recrutement, nous pouvons le faire, mais nous veillerons toujours à ce que ces données soient conservées de manière anonyme.

Si votre candidature est retenue, nous ne conserverons que les informations de recrutement pertinentes et nécessaires à votre emploi. De plus amples informations concernant notre politique de confidentialité relative à l'emploi vous seront communiquées en temps opportun.

Lorsque vos données personnelles sont conservées après la fin du processus de recrutement, ce sera généralement pour l'une des raisons suivantes :

• afin que nous puissions répondre à toute question, plainte ou réclamation formulée par vous ou en votre nom ;

• pour vous contacter si une opportunité pertinente correspondant à vos compétences et à votre expérience se présente ;

• pour établir, exercer ou défendre une réclamation légale ; ou

• afin de se conformer aux exigences légales et réglementaires.

Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos informations personnelles afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations sans autre préavis, par exemple à des fins de reporting de gestion.

Comment nous utilisons vos informations personnelles

Nous devons traiter vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement, afin de respecter nos obligations à cet égard et de disposer des informations nécessaires pour prendre une décision quant au recrutement. Cela inclut, par exemple, les questions relatives aux qualifications, à l'expérience, à la capacité à effectuer le travail en question, à la volonté d'accepter les conditions proposées et à la liberté d'accepter l'offre, si elle se présente, dans un délai raisonnable.

Dans certains cas, nous devrons également traiter vos données personnelles afin de nous assurer du respect de nos obligations légales. Cela comprend, par exemple, la vérification de votre droit de travailler dans le pays où le poste est basé, le respect des lois en matière de santé et de sécurité et la mise en place d'aménagements raisonnables (si nécessaire) pour garantir votre participation à un entretien.

Nous devons également traiter vos données personnelles afin de garantir que nous sommes en mesure de protéger vos intérêts (ou ceux de quelqu'un d'autre).

Dans d'autres cas, nous avons un intérêt légitime à traiter vos données personnelles, non seulement pendant la période de recrutement, mais aussi avant et après. Cela peut inclure :

• assurer la promotion de l'emploi et veiller à ce que vous receviez des informations (par exemple, lorsque nous conservons vos informations au cas où un emploi deviendrait disponible) ;

• tenir des registres et des coordonnées exacts et à jour ;

• recueillir des références auprès d’employeurs actuels ou anciens ;

• établir, exercer et défendre des droits légaux; et

• maintenir et promouvoir l’égalité sur le lieu de travail.

Nous pouvons être amenés à traiter des données spécifiques, telles que des informations sur l'origine ethnique, le sexe ou la santé, à des fins de suivi de l'égalité des chances. Si nous traitons des données spécifiques, ces données seront collectées de manière anonyme. Vous êtes toutefois libre de fournir ces données, et votre refus n'entraînera aucune conséquence.

Partage de vos données avec d'autres

Il peut être nécessaire que nous partagions vos données personnelles avec des tiers afin de mener à bien le processus de recrutement ou de respecter nos obligations légales ou réglementaires. Ces obligations peuvent inclure :

• conseillers professionnels tels que consultants en RH, consultants en recrutement, avocats pour les questions juridiques, comptables pour les questions financières, conseillers, experts, consultants en gestion ;

• d’autres au sein de notre entreprise, par exemple le service de recrutement ;

• des tiers autorisés à effectuer des vérifications d'antécédents ; et

• fournisseurs de services requis en relation avec votre emploi potentiel.

Nous veillerons à tout moment à ce que les personnes avec lesquelles vos données personnelles sont partagées les traitent de manière appropriée et prennent toutes les mesures nécessaires pour les protéger.

En interne, vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres membres du personnel, y compris l'équipe RH, les responsables du secteur d'activité dans lequel vous travaillez et le personnel comptable en ce qui concerne les questions de capacité financière et le paiement des dépenses convenues avec vous.

Nous pouvons également partager vos données personnelles avec des tiers afin d'obtenir des références préalables à l'emploi auprès d'autres employeurs.

De temps à autre, nous serons tenus de divulguer des données personnelles et d'échanger des informations vous concernant ou vous concernant avec des organismes et agences gouvernementaux, chargés de l'application de la loi et de la réglementation afin de nous conformer à nos propres obligations légales et réglementaires.

Il peut être nécessaire de partager ponctuellement des données à des fins statistiques (par exemple avec des agences gouvernementales ou des organismes de réglementation). Nous veillerons systématiquement à ce que les informations partagées soient anonymisées ; lorsque cela n'est pas possible, nous exigerons du destinataire qu'il en préserve la confidentialité.

Transfert de vos données hors du Royaume-Uni

En tant qu'organisation internationale, il peut être nécessaire, lors de votre recrutement, que nous transférions ou partagions vos données personnelles vers un autre pays où Ooni est présent, y compris l'équipe RH. Dans ce cas, nous nous assurons que des garanties adéquates sont en place, telles qu'une décision d'adéquation ou des clauses contractuelles de protection des données approuvées par les autorités réglementaires.

Vos droits concernant vos données

La législation sur la protection des données vous confère, à titre individuel, divers droits concernant vos données personnelles que nous détenons et traitons (selon la réglementation applicable en matière de protection des données, voir l'annexe 1). Ces droits sont soumis à des délais de réponse spécifiques. Ils peuvent inclure le droit de nous demander :

• vous fournir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet ;

• cesser de traiter, supprimer ou retirer les données personnelles lorsqu’il n’existe aucune bonne raison pour que nous continuions à les traiter ;

• corriger toute information inexacte que nous détenons à votre sujet (nous pouvons avoir besoin de vérifier l'exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez) ; et

• cesser de traiter vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d'un tiers) si vous estimez que le traitement porte atteinte à vos droits et libertés fondamentaux. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons des motifs légitimes et impérieux de traiter vos informations qui prévalent sur vos droits et libertés.

Contacts pour la protection des données

Si vous souhaitez accéder à vos données personnelles ou si vous avez des questions concernant cet avis, veuillez contacter le responsable du personnel et le conseiller juridique général.

Si vous avez des questions concernant la collecte, l'utilisation, le stockage ou l'élimination de toute donnée personnelle vous concernant, veuillez contacter support@ooni.com.

Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès d'un organisme de contrôle. Au Royaume-Uni, l'autorité compétente est l'Information Commissioner's Office (ICO). Pour connaître l'autorité compétente en matière de données, voir l'annexe 1. Si vous souhaitez déposer une plainte, nous apprécierions de pouvoir traiter vos préoccupations avant que vous ne saisissiez l'autorité de contrôle des données. Veuillez donc nous contacter en premier lieu si possible.

Nom du document :	Avis de confidentialité interne d'Ooni
Version actuelle :	1
Approbateur du plan :	Christie McCluskey , avocate générale
Date de la dernière révision :	30 novembre 2023

Annexe 1 : Réglementations mondiales pertinentes en matière de protection des données pour Ooni

Ooni est une entreprise basée au Royaume-Uni, mais emploie des personnes dans plusieurs juridictions clés, notamment au Royaume-Uni, aux États-Unis, au Canada, en Australie, en Nouvelle-Zélande, en Chine et dans l'Union européenne (Allemagne, France, Italie, Norvège, Finlande). Consultez le tableau suivant pour connaître les réglementations mondiales en matière de protection des données et les organismes de réglementation concernés.