Avis de confidentialité d'Ooni Recruitment

Informations importantes et qui nous sommes

Nous sommes Ooni Limited. Nous sommes une société constituée et immatriculée en Angleterre. Notre numéro d'entreprise est le 08316049. Notre siège social est situé à 105 Hopewell Business Centre Unit 20, Hopewell Drive, Chatham, Kent, ME5 7DX. Nous sommes enregistrés auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO) ; notre numéro d'enregistrement est ZA241698.

Lorsque nous faisons référence à « nous », « notre » ou « nos » dans cette politique, nous faisons référence à Ooni Limited, nos filiales, nos sociétés affiliées et nos associés. Nous sommes le « responsable du traitement » des données personnelles que vous nous fournissez, ce qui signifie que nous déterminons les finalités et la manière dont vos données personnelles sont, ou seront, traitées.

L'objet de cette notice de confidentialité

Ooni s'engage à protéger la vie privée et la sécurité de tous les candidats à un emploi.

L'objet de cette politique est de vous expliquer quelles données personnelles nous détenons à votre sujet, et comment nous les collectons, les utilisons et les partageons pendant le processus de recrutement et par la suite (que ce processus de recrutement aboutisse ou non à votre embauche). Cette politique explique :

• qui nous sommes ;

• quelles informations personnelles nous collectons à votre sujet ;

• comment, quand et pourquoi nous collectons, stockons, utilisons et partageons vos données personnelles ;

• comment nous préservons la sécurité de vos données personnelles ;

• combien de temps nous conservons vos données personnelles ;

• vos droits concernant vos données personnelles ; et

• comment nous contacter, ou contacter les autorités de contrôle compétentes, si vous avez une réclamation.

Les principes de protection des données

Réglementations sur la protection des données (voir Annexe 1) protègent les droits des individus concernant les informations les concernant. Nous traitons les données personnelles liées aux RH conformément aux principes de protection des données suivants :

• Nous traitons les données personnelles de manière licite, loyale et transparente.

• Nous collectons des données personnelles uniquement à des fins déterminées, explicites et légitimes.

• Nous ne traitons les données personnelles que lorsqu'elles sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités du traitement.

• Nous conservons des données personnelles exactes et prenons toutes les mesures raisonnables pour garantir que les données inexactes soient rectifiées ou supprimées sans délai.

• Nous ne conservons les données personnelles que pendant la durée nécessaire au traitement.

• Nous adoptons des mesures appropriées pour garantir que les données personnelles sont sécurisées et protégées contre le traitement non autorisé ou illicite, ainsi que contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle.

À ces fins, « données personnelles » désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Cela n'inclut pas les données dont l'identité a été supprimée (données anonymisées).

Les données que nous traitons

Nous pouvons collecter, stocker et traiter les types de données personnelles suivants vous concernant :

• les informations fournies par vous telles que votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone ;

• les détails de vos qualifications, compétences, expériences et antécédents professionnels, y compris les dates de début et de fin chez de précédents employeurs et chez Ooni ;

• les coordonnées de vos référents ;

• des copies de documents prouvant le droit de travailler, des copies de passeport ou autre pièce d'identité avec photo, et des copies de justificatifs de domicile ;

• les informations enregistrées dans le cadre du processus de recrutement, y compris la sélection des candidats, les entretiens et les évaluations (notes, enregistrements et transcriptions) ;

• des photographies, images ou vidéos de vous capturées par les systèmes de vidéosurveillance en fonctionnement à l'intérieur et à l'extérieur de nos locaux (qu'ils soient exploités par Ooni, pour notre compte ou auxquels nous avons accès) ;

• toute information complémentaire que vous choisissez de divulguer dans le cadre de votre candidature.

Catégories particulières de données

Nous pouvons également, dans certaines circonstances, traiter :

• des informations sur tout problème médical ou de santé, y compris si vous souffrez d'un handicap nécessitant des aménagements raisonnables ;

• les détails de vos régimes de retraite et toute information connexe nécessaire à leur mise en œuvre et leur gestion ;

• des informations sur votre nationalité et votre droit de travailler dans le pays du poste concerné ;

• les détails de votre permis de conduire et les véhicules que vous êtes autorisé à conduire ;

• des informations relatives aux casiers judiciaires, y compris les résultats de toute vérification du Disclosure and Barring Service (« DBS ») ou équivalent ;

• des informations de suivi de l'égalité des chances, y compris votre genre, votre origine ethnique, vos handicaps et votre statut de vétéran ; et

• d'autres informations pertinentes selon le cas et requises par nous afin d'assurer le respect de nos obligations en tant qu'employeur potentiel.

Notez que certaines de ces informations relèvent des « catégories particulières » de données. Le traitement de ces données est soumis à des restrictions et nécessite un niveau de protection plus élevé. Nous ne traiterons pas ces données à d'autres fins que celles décrites dans cette Notice de Confidentialité pour le Recrutement et elles seront conservées conformément aux principes énoncés aux présentes.

Comment nous collectons vos données

Nous pouvons collecter des données personnelles vous concernant de différentes manières, notamment par :

• les formulaires de candidature que vous nous avez soumis, vos CV et lettres de motivation ;

• les lettres, e-mails et autres formes de communication envoyés par vous ou en votre nom ;

• votre passeport ou autres documents d'identité, comme votre permis de conduire ;

• les conversations (en personne et par téléphone) avec vous ;

• les entretiens, réunions ou autres évaluations ;

• les services gouvernementaux ;

• vos médecins et les professionnels de la santé au travail auxquels nous faisons appel ;

• le Disclosure and Barring Service (« DBS ») ou des agences similaires dans votre pays de résidence ;

• vos anciens employeurs et référents ;

• la vidéosurveillance ; et

• les consultants et autres intervenants mandatés pour évaluer le personnel ou participer aux processus de recrutement.

Veuillez noter que dans certains cas, des données personnelles vous concernant peuvent être obtenues auprès de tiers (par exemple, des références fournies par d'anciens employeurs ou des informations issues de prestataires de vérification d'antécédents).

Sécurité des données

Nous veillerons à la sécurité de vos données personnelles à tout moment. Vos données personnelles peuvent être conservées dans nos bureaux, auprès d'agences et prestataires tiers, et par nos représentants. Nous appliquons diverses mesures de sécurité afin de prévenir la perte ou l'accès non autorisé à vos données. Ooni dispose de politiques et de contrôles internes pour protéger les données personnelles contre la perte, la destruction accidentelle, le mauvais usage ou la divulgation, et pour garantir qu'elles ne soient pas accessibles, sauf par les employés dans le cadre de leurs fonctions. Lorsque nous faisons appel à un tiers pour traiter des données personnelles pour notre compte, ce dernier le fait sur la base d'instructions écrites, est soumis à un devoir de confidentialité et est tenu de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données.

En cas d'incident de sécurité entraînant un risque pour vous, nous vous en informerons. Nous informerons également le régulateur compétent (notamment l'Information Commissioner's Office du Royaume-Uni, voir l'Annexe 1 pour la liste) en cas de violation de la sécurité lorsque la loi nous l'impose.

Comment nous stockons vos données

Les données personnelles que nous traitons ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire au traitement, ou à des fins liées à ce traitement, et ne seront pas conservées plus de 12 mois après la date de votre candidature, sauf si vous acceptez une offre d'emploi chez nous. La durée de conservation dépend de la réussite de votre candidature, de la nature des informations et des finalités pour lesquelles elles ont été acquises.

Les informations de recrutement, y compris les notes ou transcriptions prises lors de votre entretien, seront conservées pendant une durée raisonnable tenant compte des délais de prescription pour de potentielles réclamations (comme la discrimination raciale ou sexuelle), après quoi elles seront détruites. S'il existe un motif commercial valable de conserver les dossiers au-delà de cette période, nous pourrons le faire, mais nous veillerons toujours à ce que ces données soient anonymisées.

Si votre candidature est retenue, nous ne conserverons que les informations utiles et nécessaires à votre emploi. De plus amples informations concernant notre politique de confidentialité liée à l'emploi vous seront fournies en temps voulu.

Lorsque vos données personnelles sont conservées après la fin du processus de recrutement, c'est généralement pour l'une des raisons suivantes :

• nous permettre de répondre à toute question, réclamation ou plainte émanant de vous ou faite en votre nom ;

• vous contacter si une opportunité correspondant à vos compétences se présente ;

• établir, exercer ou défendre un droit en justice ; ou

• se conformer aux exigences légales et réglementaires.

Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos informations personnelles afin qu'elles ne puissent plus vous être associées, auquel cas nous pourrons utiliser ces informations sans autre préavis, par exemple à des fins de reporting de gestion.

Comment nous utilisons vos informations personnelles

Nous devons traiter vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement, pour remplir nos obligations envers vous à cet égard, et pour disposer des informations nécessaires nous permettant de décider qui recruter.

Cela inclut, par exemple, des éléments liés aux qualifications, à l'expérience, à la capacité d'exécuter le travail, à la volonté d'accepter les conditions offertes et à la disponibilité pour prendre le poste dans un délai raisonnable.

Dans certains cas, nous devrons également traiter vos données pour nous conformer à nos obligations légales (vérification du droit de travailler, respect de la santé/sécurité, aménagements raisonnables pour un entretien). Nous devons également traiter vos données pour protéger vos intérêts (ou ceux d'autrui).

Dans d'autres cas, nous avons un intérêt légitime à traiter vos données, avant, pendant et après le recrutement. Cela peut inclure :

• la promotion du poste et l'envoi de détails ;

• le maintien de dossiers et coordonnées exacts et à jour ;

• la prise de références auprès d'employeurs actuels ou anciens ;

• la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;

• la vidéosurveillance, dans l'intérêt de la sécurité de notre personnel et de notre entreprise ; et

• le maintien et la promotion de l'égalité sur le lieu de travail.

Nous pouvons traiter des données de catégorie particulière (origine ethnique, genre, santé) aux fins de suivi de l'égalité des chances. Ces données seront collectées de manière anonyme. Vous êtes libre de les fournir ou non, sans aucune conséquence en cas de refus.

Prise de décision automatisée

Vous ne ferez pas l'objet de décisions ayant un impact significatif sur vous basées exclusivement sur une prise de décision automatisée.

Partage de vos données avec des tiers

Il peut être nécessaire de partager vos données personnelles avec des tiers pour mener à bien le processus ou pour respecter des obligations légales. Cela peut inclure :

• des conseillers professionnels (consultants RH, recruteurs, avocats, experts-comptables, consultants en gestion) ;

• d'autres personnes au sein de notre entreprise (ex. le service qui recrute) ;

• des tiers autorisés à effectuer des vérifications d'antécédents ; et

• des fournisseurs de services requis dans le cadre de votre emploi potentiel.

Nous veillerons à ce que les destinataires traitent vos données de manière appropriée et prennent toutes les mesures pour les protéger.

En interne, vos données peuvent être partagées avec l'équipe People (RH), les responsables du secteur concerné et le service comptable (pour les frais). Nous pouvons également les partager pour obtenir des références de pré-emploi.

Si nécessaire, nous divulguerons des données aux organismes gouvernementaux et de maintien de l'ordre pour respecter nos obligations. En cas de partage à des fins statistiques, nous privilégierons des données anonymisées ou imposerons la confidentialité au destinataire.

Transfert de vos données hors du Royaume-Uni

En tant qu'organisation mondiale, il peut être nécessaire de transférer vos données vers un autre pays où Ooni opère. Dans ce cas, nous garantissons des garanties adéquates (Décision d'adéquation ou clauses contractuelles approuvées).

Vos droits concernant vos données

La législation vous accorde divers droits (accès, rectification, effacement, limitation, opposition pour motif légitime). Ces droits sont soumis à des délais de réponse stricts.

Contacts pour la protection des données

• Accès aux données ou questions sur cette notice :

  Head of People & General Counsel.

• Collecte, utilisation, stockage ou élimination :

  support@ooni.com.

Réclamations

Si vous estimez que nous n'avons pas respecté la loi, contactez le Head of People ou le General Counsel. Nous accuserons réception sous 30 jours, enquêterons et vous tiendrons informé. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente (ex. l'ICO au Royaume-Uni : www.ico.org.uk).

Historique des versions

Annexe 1 : Réglementations mondiales applicables en matière de protection des données pour Ooni

Ooni est basé au Royaume-Uni mais emploie du personnel dans plusieurs juridictions (UK, USA, Canada, Australie, Nouvelle-Zélande, Chine, et Union Européenne : Allemagne, France, Italie, Norvège, Finlande).