Wichtige Informationen und wer wir sind

Wir sind Ooni Limited. Wir sind ein in England eingetragenes und registriertes Unternehmen. Unsere Firmennummer lautet 08316049. Unsere eingetragene Adresse lautet: 105 Hopewell Business Centre Unit 20, Hopewell Drive, Chatham, Kent, ME5 7DX. Wir sind beim Information Commissioner's Office (ICO) registriert; unsere Registrierungsnummer lautet ZA241698.

Wenn wir in dieser Richtlinie von „wir“, „uns“ oder „unser“ sprechen, beziehen wir uns auf Ooni Limited, unsere Tochtergesellschaften, verbundenen Unternehmen und Partner. Wir sind der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen. Das bedeutet, dass wir die Zwecke und die Art und Weise bestimmen, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden oder werden.

Der Zweck dieser Datenschutzerklärung

Ooni verpflichtet sich, die Privatsphäre und Sicherheit aller potenziellen Mitarbeiter zu schützen.

Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin, Ihnen zu erklären, welche personenbezogenen Daten wir über Sie speichern und wie wir diese im Laufe des Einstellungsverfahrens und danach (unabhängig davon, ob Sie im Rahmen des Einstellungsverfahrens eingestellt werden oder nicht) erheben, verwenden und weitergeben. Diese Richtlinie erläutert:

• wer wir sind;

• welche personenbezogenen Daten wir über Sie erheben;

• wie, wann und warum wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, speichern, verwenden und weitergeben;

• wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen;

• wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren;

• Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten; und

• wie Sie uns oder die zuständigen Aufsichtsbehörden im Falle einer Beschwerde kontaktieren können.

Die Datenschutzgrundsätze

Datenschutzbestimmungen (siehe Anhang 1) schützen die Rechte von Personen in Bezug auf ihre Informationen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Personalbereich gemäß den folgenden Datenschutzgrundsätzen:

• Wir verarbeiten personenbezogene Daten rechtmäßig, fair und transparent.

• Wir erheben personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke.

• Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dies angemessen und relevant ist und auf das für die Verarbeitungszwecke erforderliche Maß beschränkt bleibt.

• Wir bewahren genaue personenbezogene Daten auf und unternehmen alle angemessenen Schritte, um sicherzustellen, dass unrichtige personenbezogene Daten unverzüglich korrigiert oder gelöscht werden.

• Wir speichern personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der für die Verarbeitung erforderlich ist.

• Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten sicher sind und vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung sowie vor versehentlichem Verlust, Zerstörung oder Beschädigung geschützt sind.

In diesem Sinne sind unter personenbezogenen Daten alle Informationen zu verstehen, die eine Identifizierung einer Person ermöglichen. Daten, bei denen die Identität entfernt wurde (anonymisierte Daten), fallen nicht darunter.

Die von uns verarbeiteten Daten

Wir können die folgenden Arten personenbezogener Daten über Sie erheben, speichern und verarbeiten:

• von Ihnen bereitgestellte Informationen wie Name, Adresse und Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer;

• Angaben zu Ihren Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrungen und Ihrem beruflichen Werdegang, einschließlich Anfangs- und Enddaten bei früheren Arbeitgebern und bei Ooni; und

• Angaben zu Ihren Referenzen; und

• alle zusätzlichen Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung offenlegen möchten.

Unter bestimmten Umständen können wir außerdem Folgendes verlangen:

• Informationen zu medizinischen oder gesundheitlichen Problemen, einschließlich der Frage, ob Sie eine Behinderung haben, aufgrund derer wir angemessene Anpassungen vornehmen müssen;

• Einzelheiten zu Ihren Rentenvereinbarungen und alle damit verbundenen Informationen, die wir für deren Umsetzung und Verwaltung benötigen;

• Informationen zu Ihrer Staatsangehörigkeit und Arbeitsberechtigung im Land der Stelle;

• Angaben zu Ihrem Führerschein und den Fahrzeugen, die Sie führen dürfen;

• Informationen zum Strafregister, einschließlich der Ergebnisse etwaiger Überprüfungen durch den Disclosure and Barring Service („DBS“);

• Informationen zur Überwachung der Chancengleichheit, einschließlich Informationen zu Ihrem Geschlecht, Ihrer ethnischen Zugehörigkeit, Behinderungen und Ihrem Veteranenstatus; und

• andere relevante Informationen, soweit zutreffend und von uns benötigt, um sicherzustellen, dass wir unseren Verpflichtungen als potenzieller Arbeitgeber nachkommen.

Beachten Sie, dass einige dieser Informationen als „besondere Kategorien“ von Daten gelten. Die Verarbeitung dieser Kategorien von Daten unterliegt Einschränkungen und erfordert ein höheres Schutzniveau.

Wie wir Ihre Daten erfassen

Wir können personenbezogene Daten über Sie auf verschiedene Weise erfassen. Dazu gehören:

• Bewerbungsformulare, die Sie uns übermittelt haben, sowie Lebensläufe und Anschreiben;

• Briefe, E-Mails und andere Formen der Kommunikation, die von Ihnen oder in Ihrem Namen gesendet werden;

• Ihren Reisepass oder andere Ausweisdokumente, wie beispielsweise Ihren Führerschein;

• Gespräche (persönlich und telefonisch) mit Ihnen;

• Interviews, Besprechungen oder andere Beurteilungen;

• Regierungsbehörden;

• Ihre Ärzte und das von uns eingesetzte medizinische und arbeitsmedizinische Fachpersonal;

• der Disclosure and Barring Service („DBS“);

• frühere Arbeitgeber und Referenzen; und

• Berater und andere, die wir mit der Durchführung von Personalbeurteilungen oder der Mitwirkung bei Einstellungsverfahren beauftragen.

Bitte beachten Sie, dass in manchen Fällen personenbezogene Daten über Sie von Dritten bezogen werden können (beispielsweise Referenzen früherer Arbeitgeber und Informationen von Anbietern von Hintergrundüberprüfungen im Arbeitsverhältnis).

Datensicherheit

Wir werden Ihre persönlichen Daten jederzeit sicher aufbewahren.

Ihre personenbezogenen Daten können in unseren Niederlassungen, bei Drittagenturen und Dienstleistern sowie von unseren Vertretern gespeichert werden. Wir ergreifen verschiedene Sicherheitsmaßnahmen, um den Verlust Ihrer personenbezogenen Daten oder den unberechtigten Zugriff darauf zu verhindern. Ooni verfügt über interne Richtlinien und Kontrollen, um personenbezogene Daten vor Verlust, versehentlicher Zerstörung, Missbrauch oder Offenlegung zu schützen und sicherzustellen, dass nur Mitarbeiter in ordnungsgemäßer Erfüllung ihrer Aufgaben auf die Daten zugreifen. Wenn wir Dritte mit der Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Namen beauftragen, geschieht dies auf der Grundlage schriftlicher Anweisungen, unterliegt der Geheimhaltungspflicht und ist verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten zu ergreifen.

Im Falle einer Datenschutzverletzung, die ein Risiko für Sie darstellt, werden wir Sie benachrichtigen. Sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, werden wir auch die zuständige Aufsichtsbehörde (einschließlich des britischen Information Commissioner's Office, siehe Anhang 1) über eine Datenschutzverletzung informieren.

So speichern wir Ihre Daten

Von uns verarbeitete personenbezogene Daten werden nicht länger gespeichert, als es für die Verarbeitung oder für damit verbundene oder sich daraus ergebende Zwecke erforderlich ist. Sie werden maximal 12 Monate nach dem Datum Ihrer Bewerbung gespeichert, es sei denn, Sie nehmen ein Stellenangebot bei uns an. Die Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten hängt davon ab, ob Ihre Bewerbung erfolgreich ist und Sie eine Anstellung bei uns erhalten, von der Art der betreffenden Informationen und den Zwecken, für die sie erhoben wurden.

Bewerbungsinformationen, einschließlich aller Notizen aus Ihrem Vorstellungsgespräch, werden unter Berücksichtigung der Verjährungsfristen für mögliche Ansprüche, beispielsweise wegen rassistischer oder geschlechtsspezifischer Diskriminierung, nicht länger als angemessen gespeichert. Danach werden sie vernichtet. Sollte es einen triftigen geschäftlichen Grund geben, Bewerbungsunterlagen über den Zeitraum Ihrer Bewerbung hinaus aufzubewahren, können wir dies tun. Wir werden jedoch stets versuchen, diese Daten anonymisiert aufzubewahren.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung speichern wir ausschließlich die für Ihre Anstellung relevanten und notwendigen Bewerbungsdaten. Weitere Informationen zu unseren Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit der Anstellung erhalten Sie zu gegebener Zeit.

Wenn Ihre personenbezogenen Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt werden, geschieht dies im Allgemeinen aus einem der folgenden Gründe:

• damit wir auf Fragen, Beschwerden oder Ansprüche reagieren können, die von Ihnen oder in Ihrem Namen geltend gemacht werden;

• um Sie zu kontaktieren, wenn sich eine relevante Möglichkeit ergibt, die Ihren Fähigkeiten und Erfahrungen entspricht;

• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechtsanspruchs; oder

• um gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Unter bestimmten Umständen anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sodass sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können. In diesem Fall können wir diese Daten ohne weitere Benachrichtigung an Sie verwenden, beispielsweise für Managementberichte.

So verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten

Wir müssen Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Einstellungsverfahrens verarbeiten, um unseren diesbezüglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber nachzukommen und sicherzustellen, dass wir über die notwendigen Informationen verfügen, um eine Entscheidung über die Einstellung treffen zu können. Dazu gehören beispielsweise Fragen zu Qualifikation, Erfahrung, Eignung für die jeweilige Tätigkeit, Bereitschaft zur Annahme der angebotenen Bedingungen und die Möglichkeit, das Angebot innerhalb einer angemessenen Frist anzunehmen.

In manchen Fällen müssen wir Ihre personenbezogenen Daten auch verarbeiten, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Dazu gehört beispielsweise die Überprüfung Ihrer Arbeitsberechtigung im Land der Stelle, die Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und gegebenenfalls die Vornahme angemessener Anpassungen, um sicherzustellen, dass Sie an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen können.

Wir müssen Ihre personenbezogenen Daten auch verarbeiten, um sicherzustellen, dass wir Ihre Interessen (oder die Interessen einer anderen Person) schützen können.

In anderen Fällen haben wir ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nicht nur während der Bewerbungsphase, sondern auch davor und danach. Dies kann Folgendes umfassen:

• Werbung für die Stelle zu machen und sicherzustellen, dass Sie Einzelheiten erhalten (wo wir beispielsweise Ihre Informationen aufbewahren, falls eine Stelle frei wird);

• Pflege genauer und aktueller Aufzeichnungen und Kontaktdaten;

• Einholen von Referenzen bei aktuellen oder ehemaligen Arbeitgebern;

• Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen; und

• Wahrung und Förderung der Gleichstellung am Arbeitsplatz.

Zur Überwachung der Chancengleichheit verarbeiten wir gegebenenfalls besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie z. B. Angaben zur ethnischen Herkunft, zum Geschlecht oder zum Gesundheitszustand. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erfolgt anonym. Es steht Ihnen jedoch frei, diese Daten anzugeben. Eine Nichtbereitstellung hat für Sie keine Konsequenzen.

Teilen Ihrer Daten mit anderen

Es kann erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, um den Einstellungsprozess durchzuführen oder um Ihnen gegenüber gesetzliche oder regulatorische Verpflichtungen zu erfüllen. Dazu können gehören:

• professionelle Berater wie Personalberater, Personalberater, Rechtsanwälte in Rechtsfragen, Buchhalter in Finanzfragen, Berater, Experten, Unternehmensberater;

• andere innerhalb unseres Unternehmens, beispielsweise im Bereich Personalbeschaffung;

• Dritte, die zur Durchführung von Hintergrundüberprüfungen befugt sind; und

• Anbieter von Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit Ihrer potenziellen Beschäftigung erforderlich sind.

Wir stellen jederzeit sicher, dass diejenigen, denen wir Ihre personenbezogenen Daten übermitteln, diese auf angemessene Weise verarbeiten und alle erforderlichen Maßnahmen zu deren Schutz ergreifen.

Ihre personenbezogenen Daten können intern an andere Mitarbeiter weitergegeben werden, darunter an das Personalteam, an Manager des Geschäftsbereichs, in dem Sie möglicherweise arbeiten, und an Mitarbeiter der Buchhaltung im Zusammenhang mit Fragen der Finanzierbarkeit und der Zahlung vereinbarter Ausgaben an Sie.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch an Dritte weitergeben, um vor der Einstellung Referenzen von anderen Arbeitgebern einzuholen.

Von Zeit zu Zeit sind wir verpflichtet, personenbezogene Daten offenzulegen und Informationen über Sie oder in Bezug auf Sie mit Behörden, Strafverfolgungsbehörden und Aufsichtsbehörden auszutauschen, um unseren eigenen gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Gelegentlich kann es erforderlich sein, dass wir Daten zu statistischen Zwecken weitergeben (z. B. an Behörden oder Aufsichtsbehörden). Wir bemühen uns stets, die weitergegebenen Informationen zu anonymisieren. Ist dies nicht möglich, verlangen wir vom Empfänger der Informationen stets die Vertraulichkeit.

Übertragung Ihrer Daten aus dem Vereinigten Königreich

Da wir ein globales Unternehmen sind, kann es im Rahmen Ihrer Einstellung erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in ein anderes Land übermitteln oder weitergeben, in dem Ooni tätig ist, einschließlich des erweiterten Personalteams. In diesem Fall stellen wir sicher, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, wie z. B. ein Angemessenheitsbeschluss oder behördlich genehmigte vertragliche Datenschutzklauseln.

Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Daten

Die Datenschutzgesetze gewähren Ihnen als Einzelperson verschiedene Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, die wir speichern und verarbeiten (abhängig von Ihren relevanten Datenschutzbestimmungen, siehe Anhang 1). Diese Rechte unterliegen bestimmten Fristen hinsichtlich der Reaktionszeit, die wir Ihnen gegenüber einhalten müssen. Sie können das Recht beinhalten, Folgendes von uns zu verlangen:

• Ihnen eine Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die wir über Sie gespeichert haben;

• die Verarbeitung personenbezogener Daten einzustellen, sie zu löschen oder zu entfernen, wenn kein triftiger Grund für unsere weitere Verarbeitung vorliegt;

• alle unrichtigen Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, zu korrigieren (möglicherweise müssen wir die Richtigkeit der neuen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, überprüfen); und

• Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir (oder Dritte) auf ein berechtigtes Interesse berufen, einzustellen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihre Grundrechte und -freiheiten beeinträchtigt. In einigen Fällen können wir nachweisen, dass wir zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung Ihrer Daten haben, die Ihre Rechte und Freiheiten überwiegen.

Datenschutzkontakte

Wenn Sie Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten wünschen oder Fragen zu dieser Mitteilung haben, wenden Sie sich bitte an den Head of People und den General Counsel.

Wenn Sie Fragen zur Erfassung, Verwendung, Speicherung oder Entsorgung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an support@ooni.com.

Sie haben jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. Die zuständige Behörde im Vereinigten Königreich ist das Information Commissioner's Office (ICO). Ihre zuständige Datenschutzbehörde finden Sie in Anhang 1. Wenn Sie eine Beschwerde haben, würden wir uns freuen, Ihr Anliegen zu klären, bevor Sie sich an die Datenschutzbehörde wenden. Bitte kontaktieren Sie uns daher nach Möglichkeit zunächst.

Anhang 1: Relevante globale Datenschutzbestimmungen für Ooni

Ooni hat seinen Hauptsitz in Großbritannien, beschäftigt aber Mitarbeiter in verschiedenen wichtigen Ländern, darunter Großbritannien, die USA, Kanada, Australien, Neuseeland, China und die Europäische Union (Deutschland, Frankreich, Italien, Norwegen, Finnland). Die relevanten globalen Datenschutzbestimmungen und Datenschutzbehörden finden Sie in der folgenden Tabelle.