Informativa sulla Privacy per il Reclutamento

Informazioni importanti e chi siamo

Siamo Ooni Limited. Siamo una società costituita e registrata in Inghilterra. Il nostro numero societario è 08316049. La nostra sede legale è 105 Hopewell Business Centre Unit 20, Hopewell Drive, Chatham, Kent, ME5 7DX. Siamo registrati presso l'Information Commissioner's Office (ICO); il nostro numero di registrazione è ZA241698.

Quando facciamo riferimento a "noi", "nostro/a/i/e" in questa informativa, ci riferiamo a Ooni Limited, alle nostre controllate, affiliate e consociate. Siamo il "titolare" del trattamento in relazione ai dati personali forniti dall'utente, il che significa che determiniamo le finalità e le modalità con cui i dati personali dell'utente sono, o saranno, trattati.

Lo scopo di questa informativa sulla privacy

Ooni si impegna a tutelare la privacy e la sicurezza di tutti i potenziali dipendenti.

Lo scopo di questa informativa è spiegare all'utente i dati personali che deteniamo sul suo conto, nonché la modalità con cui li raccogliamo, utilizziamo e condividiamo durante il processo di reclutamento e successivamente (indipendentemente dal fatto che tale processo si concluda o meno con un'assunzione). Questa informativa spiega:

• chi siamo;

• quali informazioni personali raccogliamo sull'utente;

• come, quando e perché raccogliamo, conserviamo, utilizziamo e condividiamo i dati personali dell'utente;

• come manteniamo sicuri i dati personali dell'utente;

• per quanto tempo conserviamo i dati personali dell'utente;

• i diritti dell'utente in relazione ai propri dati personali; e

• come contattare noi, o le autorità di controllo pertinenti, qualora si desideri presentare un reclamo.

I principi della protezione dei dati

Le normative sulla protezione dei dati (vedere Appendice 1) tutelano i diritti degli individui relativi alle informazioni che li riguardano. Trattiamo i dati personali relativi alle risorse umane in conformità con i seguenti principi di protezione dei dati:

• Trattiamo i dati personali in modo lecito, corretto e trasparente.

• Raccogliamo i dati personali solo per finalità determinate, esplicite e legittime.

• Trattiamo i dati personali solo laddove siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità del trattamento.

• Manteniamo i dati personali accurati e adottiamo tutte le misure ragionevoli per garantire che i dati inesatti vengano rettificati o cancellati senza ritardo.

• Conserviamo i dati personali solo per il periodo necessario al trattamento.

• Adottiamo misure adeguate per garantire che i dati personali siano sicuri e protetti da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, distruzione o danneggiamento accidentali.

A tali fini, per dati personali si intende qualsiasi informazione relativa a un individuo da cui sia possibile identificarlo. Non include i dati in cui l'identità è stata rimossa (dati anonimizzati).

I dati che trattiamo

Possiamo raccogliere, conservare e trattare i seguenti tipi di dati personali relativi all'utente:

• informazioni fornite dall'utente, come nome, indirizzo e dati di contatto, inclusi indirizzo email e numero di telefono;

• dettagli su qualifiche, competenze, esperienza e storia lavorativa, comprese le date di inizio e fine rapporto con i precedenti datori di lavoro e con Ooni;

• dettagli dei propri referenti;

• copie della documentazione relativa al diritto di lavorare, copie del passaporto o di altro documento d'identità con foto e copie della prova di residenza;

• informazioni registrate nell'ambito del processo di reclutamento, tra cui la selezione dei candidati, le informazioni su colloqui e valutazioni, comprese note, registrazioni e trascrizioni;

• fotografie, immagini o video dell'utente acquisiti da sistemi CCTV in funzione all'interno e all'esterno dei nostri locali (siano essi gestiti da Ooni, per nostro conto o a cui abbiamo accesso);

• qualsiasi informazione supplementare che l'utente sceglie di divulgare nell'ambito della propria candidatura.

Categorie particolari di dati

In determinate circostanze, potremmo anche trattare:

• informazioni su eventuali condizioni mediche o di salute, compresa la presenza di una disabilità in relazione alla quale dobbiamo apportare ragionevoli adeguamenti;

• dettagli sui trattamenti pensionistici dell'utente e qualsiasi informazione correlata necessaria per consentirci di attuarli e gestirli;

• informazioni sulla nazionalità dell'utente e sul diritto di lavorare nel Paese in cui si svolge il ruolo;

• dettagli della patente di guida e dei veicoli che l'utente è autorizzato a condurre;

• informazioni sul casellario giudiziale, compreso l'esito di eventuali controlli del Disclosure and Barring Service ("DBS");

• informazioni per il monitoraggio delle pari opportunità, incluse informazioni su genere, etnia, disabilità e stato di reduce di guerra/veterano; e

• altre informazioni pertinenti, ove applicabile e richiesto da noi, al fine di garantire l'adempimento dei nostri obblighi in qualità di potenziale datore di lavoro.

Si noti che alcune di queste informazioni rientrano nella categoria dei dati "particolari". Il trattamento di categorie particolari di dati è soggetto a restrizioni e richiede un livello di protezione più elevato. Non tratteremo tali dati per scopi diversi da quelli descritti nella presente Informativa sulla Privacy per il Reclutamento e saranno conservati da noi in conformità con i principi stabiliti nella stessa.

Come raccogliamo i dati dell'utente

Possiamo raccogliere dati personali sull'utente in vari modi. Tra questi:

• moduli di candidatura inviati dall'utente, CV e lettere di presentazione;

• lettere, email e altre forme di comunicazione inviate dall'utente o per suo conto;

• passaporto o altri documenti di identità dell'utente, come la patente di guida;

• conversazioni (di persona e telefoniche) con l'utente;

• colloqui, riunioni o altre valutazioni;

• dipartimenti governativi;

• medici dell'utente ed esperti di medicina del lavoro da noi utilizzati;

• il Disclosure and Barring Service ("DBS") o agenzie simili nel Paese di residenza dell'utente;

• precedenti datori di lavoro e referenti;

• CCTV; e

• consulenti e altri soggetti da noi utilizzati per effettuare revisioni del personale o per essere coinvolti nei processi di reclutamento.

Si prega di notare che in alcuni casi i dati personali dell'utente possono essere ottenuti da terze parti (ad esempio, referenze fornite da ex datori di lavoro e informazioni provenienti da fornitori di verifiche del background lavorativo).

Sicurezza dei dati

Manteniamo i dati personali dell'utente al sicuro in ogni momento. I dati personali dell'utente possono essere conservati presso i nostri uffici, presso agenzie e fornitori di servizi terzi e presso i nostri rappresentanti. Applichiamo diverse misure di sicurezza per prevenire la perdita o l'accesso non autorizzato ai dati personali dell'utente. Ooni dispone di politiche e controlli interni per proteggere i dati personali da perdita, distruzione accidentale, uso improprio o divulgazione e per garantire che non vi si acceda, se non da parte dei dipendenti nel corretto svolgimento delle loro mansioni. Laddove incarichiamo una terza parte del trattamento dei dati personali per nostro conto, tale parte lo fa sulla base di istruzioni scritte, è soggetta all'obbligo di riservatezza ed è tenuta ad adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati.

In caso di violazione della sicurezza dei dati che comporti un rischio per l'utente, provvederemo a notificarlo. Informeremo inoltre l'autorità di regolamentazione competente (incluso l'Information Commissioner's Office del Regno Unito; per le autorità competenti si veda l'Appendice 1) di una violazione della sicurezza dei dati laddove sia richiesto dalla legge.

Come conserviamo i dati dell'utente

I dati personali trattati non saranno conservati per un periodo superiore a quello necessario per tale trattamento, o per finalità ad esso relative o da esso derivanti, e saranno conservati per non più di 12 mesi dalla data di candidatura, a meno che non si accetti un'offerta di lavoro con noi. La durata della conservazione dei dati personali dipenderà dall'esito positivo o meno della candidatura e dall'eventuale assunzione, dalla natura delle informazioni in questione e dalle finalità per cui sono state acquisite.

Le informazioni relative al reclutamento, comprese eventuali note o trascrizioni effettuate durante il colloquio, saranno conservate per un periodo non superiore a quello ragionevole, tenendo conto dei termini di prescrizione per potenziali controversie, come la discriminazione razziale o sessuale, dopodiché saranno distrutte. Qualora sussista un valido motivo aziendale per conservare la documentazione di reclutamento oltre il periodo della selezione, potremmo farlo, ma cercheremo sempre di garantire che tali dati siano conservati in forma anonimizzata.

In caso di esito positivo della candidatura, conserveremo solo le informazioni di reclutamento pertinenti e necessarie per l'impiego. Ulteriori informazioni sulla nostra politica sulla privacy in relazione al rapporto di lavoro saranno fornite al momento opportuno.

Qualora i dati personali vengano conservati al termine del processo di reclutamento, ciò avverrà generalmente per uno dei seguenti motivi:

• per consentirci di rispondere a domande, reclami o contestazioni avanzate dall'utente o per suo conto;

• per contattare l'utente qualora si presenti un'opportunità pertinente in linea con le sue competenze ed esperienze;

• per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria; o

• per adempiere a obblighi legali e normativi.

In alcune circostanze potremmo anonimizzare le informazioni personali dell'utente in modo che non possano più essere a lui associate, nel qual caso potremmo utilizzare tali informazioni senza ulteriore preavviso, ad esempio per scopi di rendicontazione gestionale.

Come utilizziamo le informazioni personali dell'utente

Dobbiamo trattare i dati personali dell'utente in relazione al processo di reclutamento, per adempiere ai nostri obblighi nei suoi confronti a tale riguardo e per assicurarci di disporre delle informazioni necessarie per poter prendere una decisione su chi reclutare.

Ciò include, a titolo esemplificativo, questioni relative a qualifiche, esperienza, capacità di svolgere il lavoro in questione, disponibilità ad accettare le condizioni offerte e libertà di accettare l'offerta, qualora venga fatta, entro tempi ragionevoli.

In alcuni casi, dovremo anche trattare i dati personali dell'utente per assicurarci di adempiere ai nostri obblighi di legge. Ciò include, ad esempio, la verifica del diritto dell'utente di lavorare nel Paese in cui ha sede il ruolo, il rispetto delle leggi sulla salute e sicurezza e l'adozione di ragionevoli adeguamenti (se necessari) per garantire che l'utente possa partecipare a un colloquio. Dobbiamo inoltre trattare i dati personali per garantire la tutela degli interessi dell'utente (o di quelli di terzi).

In altri casi, abbiamo un legittimo interesse al trattamento dei dati personali dell'utente, non solo durante il periodo di reclutamento, ma anche prima e dopo. Ciò potrebbe includere:

• lo svolgimento di attività di promozione della posizione lavorativa e la garanzia che l'utente ne riceva i dettagli (laddove, ad esempio, ne conserviamo le informazioni nel caso in cui si renda disponibile un posto di lavoro);

• il mantenimento di registri e dettagli di contatto accurati e aggiornati;

• l'acquisizione di referenze da datori di lavoro attuali o precedenti;

• l'accertamento, l'esercizio e la difesa di diritti in sede giudiziaria;

• per quanto riguarda la CCTV, nell'interesse della sicurezza e della protezione dei nostri dipendenti e della nostra azienda; e

• il mantenimento e la promozione dell'uguaglianza sul posto di lavoro.

Potrebbe essere necessario trattare categorie particolari di dati, come informazioni sull'origine etnica, sul genere o sulla salute, ai fini del monitoraggio delle pari opportunità. Se trattiamo categorie particolari di dati, tali dati saranno raccolti in forma anonima. Tuttavia, l'utente è libero di decidere se fornire o meno tali dati e non ci saranno conseguenze qualora scelga di non farlo.

Processi decisionali automatizzati

L'utente non sarà soggetto a decisioni che abbiano un impatto significativo su di esso basate esclusivamente su processi decisionali automatizzati.

Condivisione dei dati con terzi

Potrebbe essere necessario condividere i dati personali dell'utente con altri soggetti per poter svolgere il processo di reclutamento o per adempiere a obblighi legali o normativi nei confronti dell'utente o a cui siamo soggetti. Tali soggetti possono includere:

• consulenti professionali come consulenti HR, consulenti di selezione del personale, avvocati in relazione a questioni legali, commercialisti in relazione a questioni finanziarie, advisor, esperti, consulenti di direzione;

• altri soggetti all'interno della nostra azienda, ad esempio l'area di selezione/assunzione;

• terze parti autorizzate a effettuare controlli sul background; e

• fornitori di servizi richiesti in relazione a un potenziale impiego.

Garantiremo sempre che i soggetti con cui vengono condivisi i dati personali dell'utente li trattino in modo appropriato e adottino tutte le misure necessarie per proteggerli.

Internamente, i dati personali dell'utente possono essere condivisi con altri membri dello staff, tra cui il team People, i responsabili dell'area aziendale in cui l'utente potrebbe lavorare e il personale contabile in relazione a questioni di sostenibilità economica e al pagamento di eventuali spese concordate.

Potremmo anche condividere i dati personali dell'utente con terze parti al fine di ottenere referenze pre-assunzione da altri datori di lavoro.

Di volta in volta, ci verrà richiesto di divulgare dati personali e scambiare informazioni sull'utente, o a lui relative, con enti e agenzie governative, di applicazione della legge e di regolamentazione, al fine di adempiere ai nostri obblighi legali e normativi.

Di volta in volta potrebbe essere necessario condividere i dati per scopi statistici (ad esempio con agenzie governative o enti regolatori). Adotteremo sempre misure atte a garantire che le informazioni condivise siano anonimizzate; laddove ciò non sia possibile, richiederemo che il destinatario delle informazioni le mantenga sempre riservate.

Trasferimento dei dati al di fuori del Regno Unito

In qualità di organizzazione globale, durante il processo di reclutamento potrebbe essere necessario trasferire o condividere dati personali relativi all'utente verso un altro Paese in cui Ooni opera, compreso il People Team esteso. Quando lo facciamo, ci assicuriamo che siano predisposte garanzie adeguate, come una Decisione di Adeguatezza o clausole contrattuali di protezione dei dati approvate dall'autorità di regolamentazione.

I diritti dell'utente in relazione ai propri dati

La legislazione sulla protezione dei dati conferisce all'utente, in quanto individuo, diversi diritti in relazione ai propri dati personali da noi detenuti e trattati (a seconda della normativa sulla protezione dei dati applicabile, vedere Appendice 1). Tali diritti sono soggetti a specifici limiti di tempo per quanto riguarda la tempestività con cui dobbiamo rispondere. Essi possono includere il diritto di chiederci di:

• fornire una copia dei dati personali in nostro possesso sull'utente;

• interrompere il trattamento, cancellare o rimuovere i dati personali laddove non vi sia un valido motivo per continuare a trattarli;

• correggere qualsiasi informazione inesatta in nostro possesso sull'utente (potremmo dover verificare l'accuratezza dei nuovi dati forniti); e

• interrompere il trattamento dei dati personali laddove ci basiamo su un legittimo interesse (nostro o di terzi) se si ritiene che il trattamento incida sui propri diritti e libertà fondamentali. In alcuni casi, potremmo dimostrare di avere motivi legittimi cogenti per trattare le informazioni che prevalgono sui diritti e sulle libertà dell'utente.

Contatti per la protezione dei dati

Se desideri accedere ai tuoi dati personali o hai domande su questa informativa, contatta l'Head of People e il General Counsel.

In caso di domande sulla raccolta, l'uso, la conservazione o l'eliminazione dei dati personali relativi al tuo profilo, contatta support@ooni.com.

Reclami

Se ritieni che non abbiamo rispettato i requisiti della legislazione pertinente sulla protezione dei dati o desideri comunque sporgere un reclamo su come abbiamo gestito i tuoi dati personali, ti preghiamo di contattare l'Head of People o il General Counsel, in modo da consentirci di indagare sulla questione.

Quando invii un reclamo, noi provvederemo a:

• confermare il ricevimento del reclamo entro 30 giorni (a partire dal giorno successivo al ricevimento dello stesso);

• adottare le misure opportune per risponderti, incluse le indagini sull'oggetto del reclamo nella misura ritenuta adeguata; e

• tenerti aggiornato sullo stato di avanzamento del reclamo e informarti sull'esito.

Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo competente. Ad esempio, nel Regno Unito si tratta dell'Information Commissioner’s Office (ICO) (www.ico.org.uk). Non è necessario attendere la nostra verifica e risposta al reclamo prima di rivolgersi a un'autorità di controllo. Tuttavia, apprezzeremmo la possibilità di affrontare le tue preoccupazioni in prima battuta e ti incoraggiamo a contattarci prima di scalare il reclamo.

Cronologia delle versioni

Cronologia	Aggiornato	Da
Versione attuale 2	Luglio 2026	Chief Legal & People Officer

Appendice 1: Normative globali pertinenti sulla protezione dei dati per Ooni

Ooni ha sede principale nel Regno Unito, ma impiega personale in diverse giurisdizioni chiave, tra cui: Regno Unito, USA, Canada, Australia, Nuova Zelanda, Cina e Unione Europea (Germania, Francia, Italia, Norvegia, Finlandia). Si veda la seguente tabella per le normative globali sulla protezione dei dati e i relativi garanti/autorità di controllo.

Giurisdizione	Normative chiave sulla protezione dei dati / privacy pertinenti	Autorità di controllo / Garante (dati)
Regno Unito	UK Data Protection Act 2018 UK GDPR	The Information Commissioner’s Office (ICO)
USA	Nessuna legge federale sulla privacy, leggi stato per stato.	La Federal Trade Commission (FTC) è l'autorità di regolamentazione dei dati de facto
Canada	The Privacy Act e PIPEDA	Office of the Privacy Commissioner of Canada
Australia	The Privacy Act 1988	The Office of the Australian Information Commissioner (OAIC)
Nuova Zelanda	Privacy Act 2020	The Office of the Privacy Commissioner
Cina	The Personal Information Protection Law ('PIPL')	In Cina non esiste un'unica autorità o agenzia specifica responsabile della vigilanza sulla conformità alle leggi relative ai dati personali.
Unione Europea	Il GDPR	Il Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB) Elenco dei garanti dei dati dell'UE per Paese disponibile qui.