Datenschutzhinweis für die Ooni-Rekrutierung

Wichtige Informationen und wer wir sind

Wir sind Ooni Limited. Wir sind ein in England gegründetes und eingetragenes Unternehmen. Unsere Unternehmensnummer lautet 08316049. Unsere eingetragene Adresse ist 105 Hopewell Business Centre Unit 20, Hopewell Drive, Chatham, Kent, ME5 7DX. Wir sind beim Information Commissioner's Office (ICO) registriert; unsere Registrierungsnummer lautet ZA241698.

Wenn wir in dieser Richtlinie von „wir“, „uns“ oder „unser“ sprechen, beziehen wir uns auf Ooni Limited, unsere Tochtergesellschaften, verbundenen Unternehmen und Partner. Wir sind der „Verantwortliche“ in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, was bedeutet, dass wir die Zwecke und die Art und Weise bestimmen, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden oder werden sollen.

Der Zweck dieses Datenschutzhinweises

Ooni setzt sich für den Schutz der Privatsphäre und der Sicherheit aller potenziellen Mitarbeiter ein.

Der Zweck dieser Richtlinie ist es, Ihnen zu erklären, welche personenbezogenen Daten wir über Sie speichern und wie wir diese während des Bewerbungsverfahrens und danach erheben, verwenden und weitergeben (unabhängig davon, ob dieses Bewerbungsverfahren dazu führt, dass Sie Mitarbeiter werden oder nicht). Diese Richtlinie erklärt:

wer wir sind;
welche personenbezogenen Daten wir über Sie erheben;
wie, wann und warum wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, speichern, verwenden und weitergeben;
wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen;
wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren;
Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten; und
wie Sie uns oder die zuständigen Aufsichtsbehörden kontaktieren können, wenn Sie eine Beschwerde haben.

Die Datenschutzgrundsätze

Datenschutzbestimmungen (siehe Anhang 1) schützen die Rechte des Einzelnen in Bezug auf Informationen über seine Person. Wir verarbeiten HR-bezogene personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den folgenden Datenschutzgrundsätzen:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten rechtmäßig, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise (Transparenz).
Wir erheben personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt ist.
Wir führen sachlich richtige personenbezogene Daten und treffen alle angemessenen Maßnahmen, damit unrichtige personenbezogene Daten unverzüglich berichtigt oder gelöscht werden.
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist.
Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten angemessen geschützt sind, einschließlich des Schutzes vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung.

Für diese Zwecke bezeichnet „personenbezogene Daten“ alle Informationen über eine Einzelperson, aus denen diese Einzelperson identifiziert werden kann. Es umfasst keine Daten, bei denen die Identität entfernt wurde (anonymisierte Daten).

Die Daten, die wir verarbeiten

Wir können die folgenden Arten von personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, erheben, speichern und verarbeiten:

von Ihnen bereitgestellte Informationen wie Ihr Name, Ihre Adresse und Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
Angaben zu Ihren Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrungen und Ihrem beruflichen Werdegang, einschließlich des Beginns und des Endes des Beschäftigungsverhältnisses bei früheren Arbeitgebern und bei Ooni;
Angaben zu Ihren Referenzen;
Kopien von Dokumenten zum Nachweis der Arbeitsberechtigung, Kopien von Reisepässen oder anderen Lichtbildausweisen sowie Kopien von Adressnachweisen;
Informationen, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens aufgezeichnet werden, einschließlich Kandidatenauswahl-, Interview- und Bewertungsinformationen wie Notizen, Aufzeichnungen und Transkripte;
Fotos, Bilder oder Videos von Ihnen, die von Videoüberwachungssystemen (CCTV) erfasst werden, die innerhalb und außerhalb unserer Räumlichkeiten in Betrieb sind (unabhängig davon, ob sie von Ooni oder in unserem Auftrag betrieben werden oder auf die wir Zugriff haben);
alle ergänzenden Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung offenlegen möchten.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Unter bestimmten Umständen können wir auch folgende Daten verarbeiten:

Informationen über medizinische oder gesundheitliche Zustände, einschließlich der Frage, ob Sie eine Behinderung haben, im Zusammenhang mit der wir angemessene Vorkehrungen treffen müssen;
Angaben zu Ihren Rentenvereinbarungen und alle damit zusammenhängenden Informationen, die erforderlich sind, damit wir diese umsetzen und verwalten können;
Informationen über Ihre Staatsangehörigkeit und die Berechtigung, in dem Land der Stelle zu arbeiten;
Angaben zu Ihrem Führerschein und den Fahrzeugen, die Sie führen dürfen;
Informationen aus dem Strafregister, einschließlich des Ergebnisses von Überprüfungen durch den Disclosure and Barring Service („DBS“) oder entsprechende Stellen;
Informationen zur Überwachung der Chancengleichheit, einschließlich Informationen über Ihr Geschlecht, Ihre ethnische Zugehörigkeit, Behinderungen und Ihren Veteranenstatus; und
sonstige relevante Informationen, soweit zutreffend und von uns erforderlich, um sicherzustellen, dass wir unseren Verpflichtungen als potenzieller Arbeitgeber nachkommen.

Bitte beachten Sie, dass einige dieser Informationen zu den sogenannten „besonderen Kategorien“ von Daten gehören. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten unterliegt Beschränkungen und erfordert ein höheres Schutzniveau. Wir werden solche Daten für keinen anderen Zweck verarbeiten als in diesem Datenschutzhinweis beschrieben, und sie werden von uns gemäß den in diesem Datenschutzhinweis festgelegten Grundsätzen aufbewahrt.

Wie wir Ihre Daten erheben

Wir können personenbezogene Daten über Sie auf verschiedene Weise erheben. Dazu gehören:

Bewerbungsformulare, die Sie uns übermittelt haben, sowie Lebensläufe und Anschreiben;
Briefe, E-Mails und andere Formen der Kommunikation, die von Ihnen oder in Ihrem Namen gesendet wurden;
Ihr Reisepass oder andere Identitätsdokumente, wie z. B. Ihr Führerschein;
Gespräche (persönlich und telefonisch) mit Ihnen;
Vorstellungsgespräche, Treffen oder andere Bewertungen;
Regierungsbehörden;
Ihre Ärzte sowie von uns in Anspruch genommene medizinische und betriebsärztliche Fachkräfte;
der Disclosure and Barring Service („DBS“) oder ähnliche Stellen in Ihrem Wohnsitzland;
frühere Arbeitgeber und Referenzgeber;
Videoüberwachung (CCTV); und
Berater und andere Personen, die von uns mit der Durchführung von Personalüberprüfungen beauftragt oder an Bewerbungsverfahren beteiligt werden.

Bitte beachten Sie, dass personenbezogene Daten über Sie in einigen Fällen von Dritten bezogen werden können (z. B. Referenzen von ehemaligen Arbeitgebern und Informationen von Anbietern von Beschäftigungshintergrundprüfungen).

Datensicherheit

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten jederzeit sicher aufbewahren. Ihre personenbezogenen Daten können in unseren Büros, bei externen Agenturen und Dienstleistern sowie bei unseren Vertretern gespeichert werden. Wir setzen verschiedene Sicherheitsmaßnahmen ein, um den Verlust oder den unbefugten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zu verhindern. Ooni verfügt über interne Richtlinien und Kontrollen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung, Missbrauch oder Offenlegung zu schützen und sicherzustellen, dass auf die Daten nur durch Mitarbeiter in der ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben zugegriffen wird. Wenn wir Dritte mit der Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Auftrag beauftragen, tun diese dies auf der Grundlage schriftlicher Weisungen, unterliegen der Verschwiegenheitspflicht und sind verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit zu ergreifen.

Für den Fall, dass eine Verletzung der Datensicherheit auftritt, die ein Risiko für Sie darstellt, werden wir Sie benachrichtigen. Wir werden auch die zuständige Regulierungsbehörde (einschließlich des UK Information Commissioner’s Office, entsprechende Datenschutzbehörden siehe Anhang 1) über eine Verletzung der Datensicherheit informieren, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Wie wir Ihre Daten speichern

Personenbezogene Daten, die von uns verarbeitet werden, werden nicht länger aufbewahrt, als es für diese Verarbeitung oder für Zwecke, die sich aus dieser Verarbeitung ergeben oder damit zusammenhängen, erforderlich ist, und werden nicht länger als 12 Monate nach Ihrem Bewerbungsdatum aufbewahrt, es sei denn, Sie nehmen ein Stellenangebot von uns an. Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren, hängt davon ab, ob Ihre Bewerbung erfolgreich ist und Sie bei uns eingestellt werden, von der Art der betreffenden Informationen und von den Zwecken, für die sie erhoben wurden.

Bewerbungsinformationen, einschließlich aller Notizen oder Transkripte, die während Ihres Vorstellungsgesprächs gemacht wurden, werden nicht länger aufbewahrt als angemessen ist, wobei die Verjährungsfristen für potenzielle Ansprüche (wie Rassen- oder Geschlechtsdiskriminierung) berücksichtigt werden, wonach sie vernichtet werden. Sollte ein berechtigter geschäftlicher Grund für die Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen über den Zeitraum Ihres Bewerbungsverfahrens hinaus bestehen, können wir dies tun, werden jedoch stets versuchen sicherzustellen, dass solche Daten in anonymisierter Form aufbewahrt werden.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung bewahren wir nur diejenigen Bewerbungsinformationen auf, die für Ihre Beschäftigung relevant und erforderlich sind. Weitere Informationen zu unserer Datenschutzrichtlinie im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis werden Ihnen zu gegebener Zeit zur Verfügung gestellt.

Wenn Ihre personenbezogenen Daten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt werden, geschieht dies in der Regel aus einem der folgenden Gründe:

damit wir auf Fragen, Beschwerden oder Ansprüche reagieren können, die von Ihnen oder in Ihrem Namen vorgebracht werden;
um Sie zu kontaktieren, wenn sich eine passende Gelegenheit ergibt, die Ihren Fähigkeiten und Erfahrungen entspricht;
zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; oder
zur Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen.

Unter bestimmten Umständen können wir Ihre personenbezogenen Daten anonymisieren, sodass sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können. In diesem Fall können wir diese Informationen ohne weitere Mitteilung an Sie verwenden, beispielsweise für Zwecke der Unternehmensberichterstattung (Management Reporting).

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

Wir müssen Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren verarbeiten, um unseren Verpflichtungen Ihnen gegenüber in dieser Hinsicht nachzukommen und um sicherzustellen, dass wir über die erforderlichen Informationen verfügen, die es uns ermöglichen, eine Entscheidung darüber zu treffen, wen wir einstellen.

Dies umfasst beispielsweise Fragen im Zusammenhang mit Qualifikationen, Erfahrung, der Fähigkeit zur Ausführung der betreffenden Arbeit, der Bereitschaft, die angebotenen Bedingungen zu akzeptieren, und der Freiheit, das Angebot (falls es gemacht wird) innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens anzunehmen.

In einigen Fällen müssen wir Ihre personenbezogenen Daten auch verarbeiten, um sicherzustellen, dass wir unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Dazu gehört beispielsweise die Überprüfung, ob Sie berechtigt sind, in dem Land zu arbeiten, in dem die Stelle angesiedelt ist, die Einhaltung von Arbeitsschutzgesetzen und das Treffen angemessener Vorkehrungen (falls erforderlich), um sicherzustellen, dass Sie an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen können. Wir müssen Ihre personenbezogenen Daten auch verarbeiten, um sicherzustellen, dass wir Ihre Interessen (oder die von jemand anderem) schützen können.

In anderen Fällen haben wir ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nicht nur während des Bewerbungszeitraums, sondern auch davor und danach. Dies kann umfassen:

die Durchführung von Werbemaßnahmen für die Stelle und die Sicherstellung, dass Sie Details erhalten (wenn wir beispielsweise Ihre Informationen für den Fall aufbewahren, dass eine Stelle frei wird);
die Führung genauer und aktueller Aufzeichnungen und Kontaktdaten;
das Einholen von Referenzen bei derzeitigen oder ehemaligen Arbeitgebern;
die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen;
für Videoüberwachung (CCTV) im Interesse der Sicherheit unserer Mitarbeiter und unseres Unternehmens; und
die Wahrung und Förderung der Gleichberechtigung am Arbeitsplatz.

Möglicherweise müssen wir besondere Kategorien von Daten, wie z. B. Informationen über ethnische Herkunft, Geschlecht oder Gesundheit, zum Zwecke der Überwachung der Chancengleichheit verarbeiten. Wenn wir besondere Kategorien von Daten verarbeiten, werden diese Daten anonym erhoben. Es steht Ihnen jedoch frei zu entscheiden, ob Sie solche Daten angeben möchten, und es entstehen Ihnen keine Nachteile, wenn Sie sich dagegen entscheiden.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Sie werden keinen Entscheidungen unterworfen, die erhebliche Auswirkungen auf Sie haben und ausschließlich auf einer automatisierten Entscheidungsfindung beruhen.

Weitergabe Ihrer Daten an Dritte

Es kann erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, damit wir das Bewerbungsverfahren durchführen können oder um gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen nachzukommen, die Ihnen gegenüber bestehen oder denen wir unterliegen. Dazu können gehören:

professionelle Berater wie HR-Berater, Personalberater, Rechtsanwälte in Bezug auf rechtliche Fragen, Wirtschaftsprüfer/Steuerberater in Bezug auf finanzielle Fragen, Berater, Experten, Unternehmensberater;
andere Personen innerhalb unseres Unternehmens, beispielsweise der jeweilige Fachbereich (Hiring Area);
Dritte, die autorisiert sind, Hintergrundüberprüfungen durchzuführen; und
Lieferanten von Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit Ihrer potenziellen Beschäftigung erforderlich sind.

Wir werden jederzeit sicherstellen, dass diejenigen, an die Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben werden, diese in angemessener Weise verarbeiten und alle erforderlichen Maßnahmen zu ihrem Schutz ergreifen.

Intern können Ihre personenbezogenen Daten an andere Mitarbeiter weitergegeben werden, einschließlich des People-Teams, Führungskräfte in dem Geschäftsbereich, in dem Sie möglicherweise arbeiten werden, und Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung in Bezug auf Fragen der Finanzierbarkeit und der Zahlung vereinbarter Auslagen an Sie.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch an Dritte weitergeben, um Referenzen vor der Einstellung von anderen Arbeitgebern einzuholen.

Von Zeit zu Zeit sind wir verpflichtet, personenbezogene Daten offenzulegen und Informationen über Sie oder im Zusammenhang mit Ihnen an Regierungs-, Strafverfolgungs- und Regulierungsbehörden sowie Agenturen auszutauschen, um unseren eigenen gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Von Zeit zu Zeit kann es erforderlich sein, dass wir Daten für statistische Zwecke weitergeben (beispielsweise an Regierungsbehörden oder Regulierungsbehörden). Wir werden stets Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass die weitergegebenen Informationen anonymisiert sind; wo dies nicht möglich ist, verlangen wir vom Empfänger der Informationen, dass er diese jederzeit vertraulich behandelt.

Übermittlung Ihrer Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs

Als globale Organisation kann es im Laufe Ihres Bewerbungsverfahrens erforderlich sein, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten in ein anderes Land übermitteln oder teilen, in dem Ooni tätig ist, einschließlich des erweiterten People-Teams. Wenn wir dies tun, stellen wir sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen vorhanden sind, wie z. B. ein Angemessenheitsbeschluss oder von den Regulierungsbehörden genehmigte Vertragsklauseln zum Datenschutz.

Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Daten

Die Datenschutzgesetzgebung gewährt Ihnen als Einzelperson verschiedene Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, die wir speichern und verarbeiten (abhängig von Ihrer relevanten Datenschutzverordnung, siehe Anhang 1). Diese Rechte unterliegen bestimmten Fristen hinsichtlich der Geschwindigkeit, mit der wir Ihnen antworten müssen. Sie können das Recht beinhalten, von uns zu verlangen, dass wir:

Ihnen eine Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die wir über Sie speichern;
die Verarbeitung personenbezogener Daten einstellen, diese löschen oder entfernen, wenn kein guter Grund für die Fortsetzung der Verarbeitung durch uns besteht;
unrichtige Informationen, die wir über Sie speichern, berichtigen (möglicherweise müssen wir die Richtigkeit der neuen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, überprüfen); und
die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse (oder das eines Dritten) berufen und Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten beeinträchtigt. In einigen Fällen können wir nachweisen, dass wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung Ihrer Informationen haben, die Ihre Rechte und Freiheiten überwiegen.

Datenschutz-Kontakte

Wenn Sie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten wünschen oder Fragen zu diesem Hinweis haben, wenden Sie sich bitte an den Head of People und den General Counsel.

Wenn Sie Fragen zur Erhebung, Verwendung, Speicherung oder Entsorgung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an support@ooni.com.

Beschwerden

Wenn Sie glauben, dass wir die Anforderungen der relevanten Datenschutzgesetzgebung nicht eingehalten haben, oder Sie sich anderweitig darüber beschweren möchten, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgegangen sind, wenden Sie sich bitte an den Head of People oder den General Counsel, damit wir die Angelegenheit untersuchen können.

Wenn Sie eine Beschwerde einreichen, werden wir:

den Eingang Ihrer Beschwerde innerhalb von 30 Tagen bestätigen (beginnend am Tag nach Eingang der Beschwerde);
angemessene Schritte einleiten, um Ihnen zu antworten, einschließlich Nachforschungen zum Gegenstand der Beschwerde in angemessenem Umfang; und
Sie über den Fortgang der Beschwerde auf dem Laufenden halten und Sie über das Ergebnis informieren.

Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Im Vereinigten Königreich ist dies beispielsweise das Information Commissioner’s Office (das ICO) (www.ico.org.uk). Sie müssen nicht warten, bis wir Ihre Beschwerde geprüft und beantwortet haben, bevor Sie eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen. Wir würden uns jedoch über die Gelegenheit freuen, Ihre Bedenken zuerst zu klären, und ermutigen Sie, sich an uns zu wenden, bevor Sie Ihre Beschwerde eskalieren.

Versionsverlauf

Aktualisiert	Von
Aktuelle Version 2	Juli 2026

Anhang 1: Relevante globale Datenschutzbestimmungen für Ooni

Ooni ist ein Unternehmen mit Hauptsitz im Vereinigten Königreich, beschäftigt jedoch Mitarbeiter in einer Reihe wichtiger Gerichtsbarkeiten, darunter: UK, USA, Kanada, Australien, Neuseeland, China und die Europäische Union (Deutschland, Frankreich, Italien, Norwegen, Finnland). Die folgende Tabelle zeigt die relevanten globalen Datenschutzbestimmungen und Datenschutzbehörden.

Gerichtsbarkeit	Relevante Hauptdatenschutz- / Privatsphärenbestimmungen	(Daten-)Aufsichtsbehörde
Vereinigtes Königreich	UK Data Protection Act 2018 UK GDPR	The Information Commissioner’s Office (ICO)
USA	Keine bundesweite Datenschutzgesetzgebung, Gesetze von Bundesstaat zu Bundesstaat.	Die Federal Trade Commission (FTC) ist de facto die Datenschutzbehörde
Kanada	The Privacy Act und PIPEDA	Office of the Privacy Commissioner of Canada
Australien	The Privacy Act 1988	The Office of the Australian Information Commissioner (OAIC)
Neuseeland	Privacy Act 2020	The Office of the Privacy Commissioner
China	Das Personal Information Protection Law („PIPL“)	In China gibt es keine einzelne spezifische Behörde oder Agentur, die für die Überwachung der Einhaltung personenbezogener Datenschutzgesetze zuständig ist.
Europäische Union	Die DSGVO (GDPR)	Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA / EDPB) Liste der EU-Datenschutzbehörden nach Ländern hier.